1. Introductie en verantwoordelijkheden Tentoo

Met haar  HR-diensten ondersteunt Tentoo  flexwerkers, freelancers, zzp’ers en werkgevers van klein tot groot. Daarnaast verzorgen wij de salarisadministratie voor onze opdrachtgevers.

Onder Tentoo verstaan we:

• Tentoo Directors Cast & Crew B.V. (DC&C); verantwoordelijke voor de service verloning op basis van het Rariteitenbesluit;
• Tentoo Collective Freelance & Flex B.V. (CF&F); verantwoordelijke voor de service payrolling/uitzenden op basis van de eigen cao van CF&F
• Tentoo Flexolutions B.V.; verantwoordelijke voor de service payrolling/uitzenden op basis van de NBBU-cao;
• Tentoo Flexsupport B.V.; verantwoordelijke voor de service payrolling/uitzenden  op basis van de NBBU-cao;
• i-Loon B.V.; verantwoordelijke voor de service payrolling/uitzenden  op basis van de NBBU-cao;
• Tentoo Insurances B.V.; verantwoordelijke voor de service verzekeringen voor payrollers, uitzendkrachten,  zzp'ers en ondernemers;
• Tentoo Administratie Service B.V.; verantwoordelijke voor de service verloning voor met name BTW-vrijgestelde werkzaamheden van opdrachtnemers;
• Stichting Tentoo Personeel, verantwoordelijke voor de personeelsadministratie ten behoeve van de werkmaatschappijen van Tentoo;
• Tentoo Support B.V.; bewerker voor de service administratie en belastingaangifte zzp-ers;
• Tentoo Partners B.V.; bewerker voor de service salarisadministratie voor MKB en DGA en Administratiekantoren,

allen gevestigd in Amsterdam, Maassluisstraat 2, 1062 GD Amsterdam, en werkmaatschappijen van de moedermaatschappij Tentoo Holding B.V..

Met een werkmaatschappij kun je een service-overeenkomst aangaan, waarvoor we jouw persoonsgegevens verwerken. De werkmaatschappij vervult afhankelijk van die service de rol van verantwoordelijke of van bewerker in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens. Verantwoordelijke betekent, dat de werkmaatschappij zelf het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepaalt. Bewerker betekent dat de werkmaatschappij puur in opdracht van jou persoonsgegevens verwerkt. In het overzicht hierboven kun je zien welke rol een werkmaatschappij voor een service heeft. Hoewel we hierna voor de leesbaarheid van deze privacyverklaring de merknaam “Tentoo” gebruiken, laat dit onverlet de hierboven vermelde rol van iedere afzonderlijke werkmaatschappij voor haar specifieke verwerking van persoonsgegevens.

2. Toepasselijkheid van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op zowel de persoonsgegevens die Tentoo over jouw bezoek aan de websites www.tentoo.nl, www.werkenbijtentoo.nl en www.i-loon.nl, verzamelt als die welke je via onze service portals, offerteaanvragen of contact e-mails met ons deelt. Het zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Niet alleen om te voldoen aan privacy regelgeving. Wij respecteren sinds jaar en dag de privacy van onze klanten en zien dit als een buitengewoon kwaliteitskenmerk.

3. Grondslag voor verzamelen en verder verwerken persoonsgegevens

Tentoo verwerkt jouw persoonsgegevens op grond van jouw uitdrukkelijke toestemming, en/of de met jou afgesloten service-overeenkomst en/of het gerechtvaardigde belang van Tentoo bij haar bedrijfsvoering en de uitvoering van haar services, en/of een wettelijke voorziening of verplichting.

4. Persoonsgegevens die we via onze websites, service portals, offerteaanvragen en contactmails verzamelen

Op onze websites en webpagina’s informeert Tentoo je over de werkmaatschappijen en hun services. Als verantwoordelijke verwerkt Tentoo persoonsgegevens van jou als zzp-er, flexwerker of freelancer ten behoeve van payrolling, uitzenden, verloning, aangifte, heffing en afdracht van belastingen en premies, en het aanbieden en afsluiten van verzekeringen. Dit zijn n.a.w-gegevens, geboortegegevens, bsn, gegevens over de functie, de gewerkte uren en de tarieven, facturaties, inhoudingen aan premies en belastingen, ziek- en betermeldingen, afgesloten verzekeringen en verzekeringsclaims. Van jou als ondernemer/opdrachtgever verwerken we bedrijfsgegevens, account gebruikersgegevens, account beheerdergegevens accorderingsgegevens, ontvangen facturen en loonaanvragen.

Ook in de brochures voor freelancers, flexwerkers en opdrachtgevers en op de websites kun je zien welke service precies met welke verwerkingsdoelen door een werkmaatschappij wordt aangeboden.
Aansluitend is via de handleidingen per scherm inzichtelijk welke persoonsgegevens ten behoeve van een service worden verwerkt. Als je een aanvraag voor een offerte of een contactformulier invult, zie je op het betreffende scherm welke gegevens dit zijn.

Als Tentoo een service-overeenkomst met jou afsluit, ben je gehouden om deze gegevens aan ons te verstrekken. Ingeval je dit niet doet, kunnen wij de betreffende service niet aan je verlenen. Indien deze gegevens nodig zijn vanwege een wettelijke verplichting voor Tentoo of voor jezelf, overtreed je deze wettelijke verplichting en ben je aansprakelijk voor alle gevolgen van dien.

Ingeval je als opdrachtgever voor een payrolling- of uitzendservice gegevens via de portal my.tentoo.nl invoert, vervul je ten opzichte van Tentoo de rol van bewerker. Bij gelegenheid van je registratie, wordt je daarom gevraagd om een bewerkersovereenkomst met Tentoo via een tickbox aan te gaan. Dit kun je vooraf ook in de Handleiding voor die service zien.

Als Tentoo in het overzicht van de werkmaatschappijen bewerker voor de service salarisadministratie is, ben je als ZZP-er, MKB of DGA de opdrachtgever en de verantwoordelijke. Je wordt dan bij registratie gevraagd om met Tentoo een bewerkersovereenkomst af te sluiten.

Verzorg je de salarisadministratie echter als Administratiekantoor voor een klant en besteed je dit weer aan Tentoo uit via de portal tentoo.nmbrs.nl, dan ligt dit anders. Dan ben je bewerker voor je klant, is Tentoo de subbewerker en sluit je met Tentoo een subbewerkersovereenkomst af. Tentoo gaat er in dit geval vanuit dat je zelf al met je klant een bewerkersovereenkomst hebt afgesloten.

Als je als uitzendbureau, intermediair of opdrachtgever gebruik maakt van de portal van www.i-loon.nl sluit i-Loon B.V. als verantwoordelijke een bewerkersovereenkomst met je af.

5. Gebruik persoonsgegevens en verstrekking aan derden

Tentoo verwerkt persoonsgegevens alleen voor de services die je afneemt en voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de afdracht van belastingen en premies, het doen van ziek- en betermeldingen.

Ingeval Tentoo als (sub)bewerker optreedt, verwerkt en verstrekt Tentoo de persoonsgegevens uitsluitend volgens de instructies van jou als opdrachtgever in de (sub)bewerkersovereenkomst. Tentoo zal die persoonsgegevens niet voor andere doelen gebruiken of doorverstrekken.

Tentoo verstrekt jouw gegevens niet aan derden, anders dan voor de uitvoering van de service-overeenkomst of de (sub)bewerkersovereenkomst noodzakelijk is, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst en het UWV. Daarnaast kan Tentoo voor het versturen van nieuwsbrieven en/of klanttevredenheidsonderzoeken gebruikmaken van diensten van derden.

Gegevens over ziek- en betermeldingen worden aan Acture B.V. verstrekt. Acture B.V. draagt, in opdracht van Tentoo zorg voor de uitvoering van alle wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit het eigenrisicodragerschap Ziektewet. Daarbuiten kunnen jouw gegevens aan derden worden verstrekt indien je hier expliciet toestemming voor hebt gegeven. Tentoo kan jouw persoonsgegevens ingeval van (verdenking) van fraude aan opsporingsinstanties verstrekken. Jouw persoonsgegevens mogen ook tussen de werkmaatschappijen van Tentoo worden uitgewisseld voor het verlenen van (aansluitende/aanvullende) services of het aanbieden van (nieuwe) services en nieuwsbrieven.

6. Persoonsgegevens die wij bij jouw bezoek op de website verwerken (cookies)

Als je onze website bezoekt kan Tentoo persoonsgegevens van je verzamelen via cookies of vergelijkbare technieken. Dit kunnen onder meer gegevens zijn als: IP-adres, cookie ID, webbrowser, locatie, bezochte webpagina’s, bekeken of doorgeklikte advertenties. Deze informatie wordt gebruikt om de inhoud van de website te verbeteren, om je op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen dan wel voor marketingdoeleinden. Andere partijen en/of advertentienetwerken kunnen ook cookies plaatsen. Zie voor meer informatie onze uitgebreide cookieverklaring.(linken)

7. Bewaartermijnen

De persoonsgegevens die Tentoo verwerkt, worden bewaard zolang dit voor de doelen en uitvoering van een service-overeenkomst nodig is. De bewaartermijn is hiermee afhankelijk van de duur en de aard van de met de met jou gesloten overeenkomst en jouw dienstverband. Tentoo houdt daarnaast rekening met de wettelijke (fiscale) regels van 7 jaar, waarna persoonsgegevens in handmatige en digitale bestanden worden vernietigd. Persoonsgegevens in back-ups worden al tijdens de reguliere back-up cyclus dagelijks, wekelijks en jaarlijks overschreven of gewist.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

Tentoo beveiligt jouw gegevens door middel van organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen. Tentoo maakt onder meer gebruik van virusdetectie, firewalls en intruder detectie.

Op onze portals en andere registrerende delen van onze websites maken wij gebruik van beveiligde verbindingen (zogeheten Secure Sockets Layer of SSL). Dit gebeurt met name wanneer er persoonsgegevens tussen jou en onze websites worden uitgewisseld (bijvoorbeeld bij registratie of bij het invullen van een werkbriefje). Wij beveiligen de toegang tot onze portals met wachtwoorden die aan specifieke eisen moeten voldoen. Je bent zelf verantwoordelijk voor het correct omgaan met je wachtwoord. Zodra je vermoedt dat een ander onrechtmatig gebruikmaakt van jouw wachtwoord, dien je ons zo snel mogelijk te informeren, zodat wij maatregelen kunnen treffen. Ook dien je je te houden aan de specifieke beveiligingsinstructies die we je geven als je toegang krijgt tot onze portals.

9. Communicatie

Tentoo kan je periodiek mailings sturen of je telefonisch dan wel per e-mail benaderen met betrekking tot informatie over onze services of je aanbiedingen doen.

Indien je die communicatie niet wenst, kun je dit aangeven via info@tentoo.nl. Ook heeft iedere e-mailnieuwsbrief een link waarmee je je kunt afmelden.

10. Jouw rechten

Inzage, correctie, verwijderen
Je hebt het recht om inzage, correctie en/of verwijderen van jouw gegevens te vragen. Indien je correctie vraagt, verzoeken we je om documenten bij te sluiten waaruit blijkt dat de opgenomen gegevens niet correct zijn en welke gegevens volgens jou wel correct zijn.

Eventuele verwijdering van jouw gegevens uit ons bestand kan volgens de wettelijke regels alleen, als jouw gegevens niet (meer) nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verkregen of wanneer er geen wettelijke bewaarplicht voor geldt.

Wanneer jouw verzoek om inzage over een cookie gaat, verzoeken we je een kopie van die cookie mee te sturen. Je kunt die terugvinden in de instellingen van je browser.

Beperking van de verwerking en bezwaar
Je kunt Tentoo ook vragen om de verwerking van bepaalde persoonsgegevens te beperken. Je kunt ook tegen het verwerken van die gegevens bezwaar maken als Tentoo jouw persoonsgegevens verwerkt op grond van haar gerechtvaardigd belang of voor marketingdoeleinden.

Indien wij jouw persoonsgegevens uitsluitend verzamelen en verder verwerken op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming, kun je die toestemming altijd weer intrekken.

Gegevensoverdraagbaarheid
Als Tentoo in haar rol als verantwoordelijke jouw persoonsgegevens op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming of een service-overeenkomst verwerkt, heb je het recht op gegevensoverdracht. Je kunt Tentoo verzoeken om jouw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen of aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.

Contactadres
Verzoeken inzake jouw rechten kun je schriftelijk en ondertekend richten aan:
Tentoo, Maassluisstraat 2, 1062 GD Amsterdam

Je kunt ook gebruik maken van ons contactformulier.

Je omschrijft in het verzoek van welk recht je gebruik wilt maken, voor zover relevant welke service-overeenkomst van Tentoo het betreft en je sluit een kopie van een geldig wettelijk identiteitsbewijs bij. De kopie wordt na de verificatie van jouw identiteit vernietigd.

Tentoo zal schriftelijk binnen vier weken op jouw verzoek reageren.

11. Klachten

Als je vindt dat Tentoo niet rechtmatig met jouw persoonsgegevens omgaat of jouw rechten niet respecteert, kun je hierover bij ons een klacht indienen via ons contactformulier. Je hebt ook de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen privacyverklaring

Tentoo behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Op de websites staat de laatste en geldende versie. Tentoo beveelt je aan om de websites in de gaten te houden en de privacyverklaring regelmatig te checken, zodat je van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.